Looptijd en werkwijze
Dit plan geldt vanaf ondertekening tot de oplevering van de laatste woning in het project. Na overeenstemming met de bewoners kan het plan definitief worden ontwikkeld inclusief de benodigde aanpassing van het bestemmingsplan. De werkzaamheden starten niet eerder dan 2020.
Tijdens de bijeenkomst met de buurt en grondeigenaren is er in de eerste week van februari 2019 een bewonersgroep gevormd. Uit deze bijeenkomst met de bewonersgroep is gebleken dat er vooral vraag is naar groenstructuur en de bouwhoogte. Vertegenwoordigers van de omwonenden zorgen ervoor dat de uitgangspunten van de omwonenden mee worden genomen in de vergaderingen.
Met deze bewonersgroep is er onder andere besproken welke onderwerpen aan bod zouden moeten komen en welke middelen het best ingezet kunnen worden.
In de informatiebrochure staat alle informatie over de gemaakte afspraken en de werkzaamheden. Deze informatie is voor bewoners essentieel van belang.
Via deze website zullen wij alle informatie, verslagen en bijeenkomsten laten verlopen. Ook via de nieuwsbrief zullen wij zorgen voor de informatievoorziening.
Gedurende het proces van de projectorganisatie zal waar nodig externe ondersteuning ingeschakeld worden net als de buurtparticipatie-evaluatie. Hierbij wordt aandacht besteed aan de procesmatige kant; de samenwerking met deelnemers en de informatievoorziening.
De basis van de werkwijze van de samenwerkingen van MVM Ontwikkeling is gebaseerd op vertrouwen. Gedeelde informatie en documenten tussen de omwonenden zijn openbaar. Dit word vastgelegd via deze website.
Vitus Ontwikkeling, Martin Hagen, Madero B.V. en MVM Projecten zijn te allen tijde bereikbaar, zowel telefonisch als via e-mail. De contactgegevens worden standaard onder de bewonersbrieven geschreven.
Doel en uitgangspunten
Om het project naar wens te laten lopen en de buurt erbij te betrekken vragen wij de buurt om input te leveren voor de volgende onderdelen;
- Groene loper
- Openbare inrichting
- Erfgrenzen
Om de communicatie te waarborgen zorgen we voor een verslaglegging van de gehouden conferenties. Wat betreft de communicatie en samenwerking intern verloopt het ongecompliceerd voor alle drie de partijen. Om de communicatie extern/met de buurt te waarborgen informeren we de buurtparticipatie regelmatig over de ontwikkelingen. Uiteraard beargumenteren we ook de keuzes die we nemen binnen het project.
Eén van de aspecten uit het spinnendiagram waar wij belang aan hechten is ‘groen(structuur) in de wijk’. Een gebied wordt aantrekkelijker om te wonen door groenvoorzieningen in de leefomgeving toe te passen. Bomen en planten zorgen voor een aantrekkelijke leefomgeving. Naast dat de buurt aantrekkelijker wordt, is het ook gezonder om groen in je omgeving te hebben. Daarom bieden wij veel groen in projecten die wij uitvoeren.
Zo vinden we het bijvoorbeeld ook belangrijk dat er circulair gebouwd wordt. Een economie waar het draait om slim gebruik maken van grondstoffen, producten en goederen, waardoor deze oneindig hergebruikt kunnen worden. Het is niet meer dan een kringloop. Het idee is prachtig en zeer noodzakelijk, want we raken ons steeds meer bewust dat grondstoffen een keer opraken en onze aarde uitgeput raakt. Onze leveranciers van bouwmaterialen zijn aan het zoeken naar manieren van circulair bouwen en zijn bezig met innovatie. Verder houden ze zich bezig met het hergebruik van materialen, om zodoende duurzamer te worden en om verspilling te verminderen of zelfs te voorkomen.
Bijeenkomsten
Tijdens de inspraakavonden worden al uw vragen beantwoord. Wegens corona vinden deze conferenties zo veel mogelijk online plaats. Een besluit voor digitale participatie als het gaat om het informeren van omwonenden van een nieuwbouwproject hoeft er geen vertraging op te treden in de planning. Door digitaal te vergaderen kwamen er meer jongeren af op de bijeenkomst. Deze vergaderingen zijn bestemd voor alle generaties.
Voor de omwonenden die niet beschikken over apparatuur om online te kunnen deelnemen of voor degenen die te weinig kennis hebben om digitaal aan te haken, hebben we verslagleggingen op papier gemaakt die zij kunnen ontvangen om alsnog mee te kunnen participeren. Omwonenden die na de bijeenkomst nog vragen hebben over het project kunnen die telefonisch of via de mail stellen.
Om online te kunnen participeren zorgen we voor een goede voorbereiding, zodat de bijeenkomst met de omwonenden vloeiend kan verlopen. Het is van belang dat de omwonenden goed op de hoogte zijn van de wijze waarop zij mee kunnen doen. Als er geen sprake zou zijn van buurtparticipatie dan is de kans enorm groot dat er een vertraging ontstaat bij de startfase van een project. Deze stap is van cruciaal belang en zou niet zomaar weggelaten moeten worden.
Verder vinden we het belangrijk dat we niet alleen de focus leggen op de directe omgeving van het nieuwbouwproject. Graag nodigen wij ook de mogelijk geïnteresseerden in een nieuwbouwproject uit, zoals bijvoorbeeld mensen die al langer op een wachtlijst staan voor een woning.
In de planning staan een aantal geplande bijeenkomsten. Deze vergaderingen worden online voortgezet tot de coronamaatregelen versoepelen. Vroegtijdig informeren we de omgeving wanneer deze vergaderingen zullen plaatsvinden om te vermijden dat omwonenden absent zullen zijn.
Wij vinden het cruciaal dat de buurt zoveel mogelijk betrokken is bij de buurtparticipatie zodat wij een optimaal resultaat kunnen opleveren.
Komende en bijeenkomsten en verslagen kunt u in zien via onderstaande button.
Online bijeenkomsten
Een online bijeenkomst is anders dan een fysieke vergadering. Er zij diverse voor- en nadelen aan geallieerd. Door met omwonenden fysiek een conversatie te voeren bouw je een relatie op. Ook is het makkelijker om te zien wat er onderling speelt als omwonenden in een vergaderruimte bij elkaar komen. Het gaat hierbij vaak om de lichaamstaal van de deelnemers. Digitale bijeenkomsten bieden de mogelijkheid om meerdere mensen te betrekken bij de vergadering. Het bereik is groter doordat de deelnemers vanuit huis eenvoudig kunnen participeren. Verder zijn er geen lange reizen meer nodig. In Nederland hebben we niet met binnenlandse vluchten te maken zoals die in Amerika, maar ook in ons kleine kikkerlandje wordt er wat afgereisd. Zowel het OV als op de weg laten iedere dag weer zien hoe druk we samen zijn met het reizen van A naar B. Door het houden van online meetings is reizen niet meer nodig en scheelt dat reistijd. Corona mag absoluut geen reden zijn om bewonersparticipatie te stoppen.
Verschillende mogelijkheden
Tijdens een gesprek is het mogelijk documenten te delen via de chat en kun je je eigen beeldscherm delen met de andere deelnemers in het gesprek. Er wordt altijd gezorgd voor een hulplijn die stand-by staat om mensen te helpen die moeite hebben met inloggen of met de werking van het programma. Ook zorgen we ervoor dat de online vergaderingen worden opgenomen. Zo kan iedereen de vergadering terugkijken of kunnen de mensen die afwezig waren toch geïnformeerd worden door de vergadering terug te kijken. Uiteraard worden er ook notulen gemaakt. Om ervoor te zorgen dat er geen onenigheid ontstaat tijdens de vergaderingen hebben we de volgende voornemens genomen:
- We sturen alle deelnemers een e-mail met duidelijke instructies zodat ze zich kunnen voorbereiden.
- We maken een draaiboek en zetten hierin een tijdschema, de rolverdeling en alle benodigdheden.
- Van te voren wordt besproken of we deelnemers nog binnenlaten in de online bijeenkomst als ze te laat zijn. Het kan onrustig worden als mensen in de tussentijd binnenkomen. Daarom laten we ze in de wacht staan tot er een goed moment is om ze toe te laten.
- De deelnemers krijgen regels toegestuurd die tijdens de vergadering gelden. Zo is voor iedereen duidelijk wat er van hen verwacht wordt.
- We gebruiken een platform waarmee de meeste deelnemers gewend zijn om mee te werken en dat voldoet aan de privacyregels. In dit geval is dat Microsoft Teams.
- We nemen van tevoren in het platform het draaiboek door met de presentator en checken of het lukt om alle documenten te delen.
- We zorgen ervoor dat bij ‘vergaderopties’ aanklikt wordt dat deelnemers buiten de organisatie toegang krijgen tot de online bijeenkomst.
- We stellen voor om bij voorkeur niet deel te nemen via een telefoon, omdat dit scherm kleiner is dan dat van andere apparaten. Hierdoor zijn niet altijd alle functies toegankelijk zoals het gelijktijdig gebruiken van video en chat.
